Czy spółka musi mieć pieczątkę?

Zakładasz spółkę, masz już swoje wizytówki i właśnie pomyślałeś o pieczątce firmowej. Jednak jeżeli nie masz ochoty jej mieć, to nie musisz. Przepisy prawa nie wymagają tego od ciebie, a posiadanie pieczątki firmowej nie jest obowiązkowe także dla spółek. Dowiedz się jednak więcej o tym, jaką funkcję one pełnią i zdecyduj, czy rzeczywiście nie potrzebujesz swojego stempla.

Dlaczego pieczątka firmowa takie duże znaczenie?

Pieczątki to wynalazek starożytnych, który rozpowszechnili Rzymianie. Były one domeną władców i wysoko urodzonych. Najstarszą polską pieczęcią jest ta należąca niegdyś do Władysława Hermana i pochodząca z przełomu XI i XII wieku.  Już setki lat temu odciśnięte za pomocą stempla i tuszu imię, nazwisko czy herb rodowy świadczyły o dużym znaczeniu danego dokumentu. Dziś z takich pieczątek można wiele dowiedzieć się o przeszłości.

Obecnie popularność pieczątek – także tych firmowych – ma się dobrze. Mają one funkcję uwierzytelniania dokumentu, a nawet nadawania mu mocy prawnej. Atrakcyjnie zaprojektowana pieczęć to także forma reklamy. Wykorzystuje się je podczas podpisywania wniosków, deklaracji czy umów. Na dokumentach urzędowych często można zobaczyć napis “pieczęć i podpis przedsiębiorcy”. Nie oznacza to jednak, że spółka ma obowiązek ją mieć – nie ma o tym żadnej wzmianki w obowiązujących przepisach.

Brak pieczątki firmowej w praktyce

Mając spółkę, już podczas pierwszej wizyty w urzędzie skarbowym lub banku można przekonać się, że życie przedsiębiorcy bez pieczątki będzie trudne. W urzędach państwowych być może uda ci się wymusić na pracowniku przyjęcie niepodstemplowanego dokumentu. Wtedy najprawdopodobniej będzie czekało cię złożenie dodatkowego pisemnego oświadczenia, że spółka nie ma pieczęci. Natomiast ze względu na indywidualne wymogi banków założenia konta firmowego czy zaciągnięcie pożyczki bez pieczątki na wniosku może okazać się niemożliwe.

Jakie dane powinny zawierać pieczątki firmowe?

W przepisach nie ma mowy ani o posiadaniu pieczątek firmowych, ani o tym, jakie informacje powinny się na nich znajdować. Jednak ze względów praktycznych warto umieszczać na nich konkretny zestaw danych – zwłaszcza jeżeli spółka nie używa swojego papieru firmowego. Na pieczęci może się znaleźć:

• firma spółki, czyli jej nazwa;
• siedziba i adres spółki
• numer identyfikacji podatkowej (NIP);
• oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki oraz numer, pod którym spółka jest wpisana do rejestru;
• telefon kontaktowy, faks, adres e-mail, adres strony internetowej firmy;
• oznaczenie grupy spółek, jeżeli spółka do niej należy;
• wysokość kapitału zakładowego.

Wszystkie te informacje (za wyjątkiem numerów telefonu, faksu, e-maila oraz strony www) muszą być umieszczone w pismach i zamówieniach handlowych składanych przez spółkę w formie papierowej i elektronicznej, a także na stronach internetowych spółki. Obowiązek ten wynika z treści art. 206 Kodeksu spółek handlowych. Jeżeli powyższe informacje znajdą się na pieczątce, to nie ma obaw, że zabraknie na którymś z dokumentów.

Podpis kwalifikowany – to on skutecznie wypiera tradycyjne pieczątki firmowe.

Dzisiaj w wielu przypadkach można zrezygnować z załatwiania spraw firmowych bezpośrednio w siedzibach urzędów. Z częścią z nich można poradzić sobie, korzystając ze stron internetowych. Dlatego pieczątek używa się rzadziej niż jeszcze kilka lat temu. Zastąpiły je podpis kwalifikowany i profil zaufany. Obecnie taką formę identyfikacji stosuje się podczas dopełniania ważnych firmowych formalności. Podpis elektroniczny wykorzystasz m.in. do rejestracji spółki w rejestrze przedsiębiorców, składania deklaracji podatkowych i sprawozdania finansowego spółki czy podczas realizacji transakcji finansowych.

Nie ma nic złego zarówno w tym, że nie chcesz się rozstawać z pieczątką, jak i w tym, że jej nie masz. Być może jeszcze przez pewien czas będzie warto mieć przy sobie swój firmowy stempel. Pozwoli to uniknąć niepotrzebnych batalii w urzędach i bankach. Jednak świat szybko idzie do przodu i wydaje się, że za niedługo pieczątki będzie można oglądać jedynie w muzeum.